Bài giảng Kỹ năng giao tiếp của PGS.TS Đặng Đình Bôi ngoài những lý luận về giao tiếp cơ bản nói chung, cũng có những nội dung nhằm phục vụ cho những người sau này công tác có liên quan đến giao tiếp, truyền thông cộng đồng.
Đang xem: Bài giảng kỹ năng giao tiếp
hcm.fpt.vn .Xin chân thành cảm ơn! Tác giả 2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP BÀI 1. TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP1.1.Khái niệm giao tiếp, các thuyết giao tiếpDù bạn làm việc gì bạn cũng phải có kỹ năng giao tiếp để quản lý và trao đổi với mọingười về công việc của bạn, nghe mọi người phản hồi về bạn…Xã hội càng phát triển,văn minh thì nhu cầu và hình thức giao tiếp càng cao và đa dạng. Giao tiếp càng trở nênmột kỹ năng không thể thiếu và cần phải được rèn luyện. Có rất nhiều khái niệm về giaotiếp.“Giao tiếp là việc trao đổi thông tin giữa con người và thường dẫn tới hành động tiếptheo”. “Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa hai hay nhiều người thông qua phương tiện ngôn ngữnhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, tác động qua lại và điều chỉnh lẫn nhau”,“Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thốngbao gồm các ký hiệu, dấu hiệu và hành vi. Giao tiếp cũng có thể hiểu là các hình thứcbiểu lộ tình cảm, trò chuyện, diễn thuyết, trao đổi thư tín, thông tin.”… Người gửi Người nhận (người nhận) (người gửi) Hình 1. Giao tiếp như là quá trình truyền thông tinNhư vậy giao tiếp xảy ra rất nhiều hàng ngày và dưới nhiều hình thức, gián tiếp hoặc trựctiếp. Giao tiếp qua lời nói, ngôn ngữ không lời (cử chỉ, hành vi, nét mặt, trang phục…),hỏi đáp, quan sát, nghe, trình bày, nói chuyện, qua báo cáo, gửi thư, thư điện tử…Giaotiếp với người cùng nhóm, cơ quan hay người ngoài, có chuẩn bị hay không chuẩn bịtrước. Giao tiếp là hiện tượng tâm lý của con người rất phức tạp. Mặc dù có nhiều địnhnghĩa, quan niệm khác nhau về giao tiếp nhưng nói chung mọi người đều cho rắng giaotiếp là phải có xây dựng một bản thông điệp sau đó gửi đi với hy vọng người nhận sẽ hiểuthông điệp đó (Hình 1). Theo quan niệm truyền thông tin này chúng ta thấy cấp độ giaotiếp hiệu quả nhất là trong tình huống mặt đối mặt, cả hai bên có thể tiếp nhận thông tintrực tiếp dưới các dạng ngôn ngữ giao tiếp, tránh được một số nhiễu, có thể điều chỉnhnhanh để tăng hiệu quả giao tiếp. cấp độ này có ở hình thức giao tiếp như nói chuyện vớinhau, phỏng vấn, hội đàm song phương, hội nghị quy mô nhỏ, họp nhóm…Cấp độ giaotiếp cũng được tiến hành song phương ít hiệu quả hơn nhưng tiện lợi là giao tiếp khônggặp mặt qua điện thoại. Ở cấp độ này hai bên nghe giọng nói của nhau, thông tin qua lạinhưng thiếu yếu tố phi ngôn từ. Cấp độ ba là cấp độ kém hiệu quả nhất: chỉ gửi thông tindạng văn bản như thư, công văn, đơn, báo cáo, thư điện tử. Cấp độ giao tiếp này thiếu hỗtrợ của yếu tố phi ngôn từ và nhận sự phản hồi chậm. Trong quá trình làm việc chúng ta, 3vì những lý do nào đó như thời gian, không gian, tài chính…, có thể dùng hình thức giaotiếp nào cho phù hợp và hiệu quả nhất hoặc dùng đồng thời ba hình thức giao tiếp.Có 4 quy mô giao tiếp. Thứ nhất giao tiếp với chính bản thân: tự đưa ra thông tin, tự nhậnthông tin (suy ngẫm) và cải thiện bản thân. Thứ hai: giao tiếp nhân cách giữa hai cá nhânvới nhau trong công việc cũng như trong tình cảm, đời sống. Thứ ba : giao tiếp nhómgiữa các cá nhân trong một nhóm nào đó (Hình 2). Thứ tư: giao tiếp trong tổ chức, giaotiếp giữa các nhóm với nhau để hoàn thành công việc chung của tổ chức. Giao tiếp trongtổ chức có các luồng giao tiếp từ trên xuống, từ dưới lên và theo hàng ngang. a.Hình nan quạt b.Hình vòng tròn d.Hình sao d.Hình dây xích Hình 2. Các dạng giao tiếp trong nhómCó nhiều thuyết về giao tiếp.Thuyết “hành vi” cho rằng mọi ứng xử của cá nhân trong xã hội là quá trình tiếp nhậnkích thích ngoại giới và phản ứng đáp lại kích thích của cơ thể. Hành vi được thể hiệnbằng công thức “kích thích” “phản ứng”, có kich thích thì có phản ứng. Hành vi theonghĩa chung là sự tác động qua lại giữa cơ thể sống và môi trường được tạo bởi kích thíchbên ngoài và nhu cầu bên trong. Giao tiếp là hình thức cơ bản và tiêu biểu của hành vi.Thuyết hành vi quan tâm nhiều hơn tới phương diện ứng xử, tác nhân kích thích của môitrường quy định tính chất, đặc điểm của hành vi ứng xử. Hành vi ứng xử là một chuỗiphản ứng trước hay sau những thay đổi của môi trường, điều kiện bên ngoài. 4Thuyết ”liên hệ xã hội” cho rằng con người nằm trong mối liên hệ với con người vànhững người khác trong xã hội loài người. Các mối liên hệ này chính là bản chất xã hộicủa cá nhân. Giao tiếp được xem là phương tiện thiết lập các mối quan hệ xã hội. Các cánhân thực hiện các hoạt động giao tiếp thông qua các hành động và thao tác để đạt mụcđích thoả mãn nhu cầu nào đó. Thuyết xã hội nhấn mạnh đến yếu tố hoàn cảnh trong giaotiếp. Khi giao tiếp chúng ta tham gia vào một hoàn cảnh xã hội với những vị trí khácnhau, quy tắc chuẩn mực và nền văn hoá khác nhau. Các yếu tố cấu thành trong giao tiếpgồm người gửi, người nhận, thông tin, môi trường xã hội cụ thể.Thuyết ”hoạt động” cho rằng thông qua hoạt động có sự tiếp xúc tâm lý, giao tiếp vớinhau, hình thành các mối quan hệ xã hội và quan hệ liên nhân cách. Ví dụ nhà tâm lý họcLêônchiep đưa ra định nghĩa: ” Giao tiếp là hệ thống những quá trình có mục đích vàđộng cơ đảm bảo sự tương tác của người này với người khác trong hoạt động tập thể,thực hiện các mối quan hệ xã hội và nhân cách, các quan hệ tâm lý và sử dụng phươngtiện đặc thù mà trước hết là ngôn ngữ.Để thực hiện các hoạt động hàng ngày cho hiệu quả, có 4 kỹ năng giao tiếp cơ bản cầnđược học tập và rèn luyện : nói, nghe, viết, xã giao ứng xử. Cũng còn nhiều kỹ năngkhác bổ sung cho kỹ năng giao tiếp được hoàn chỉnh hơn như kỹ năng quan sát, kỹ năngđặt câu hỏi và trả lời câu hỏi, kỹ năng hợp tác và chấp nhận, kỹ năng giải quyết vấnđề…rất cần thiết cho mỗi con người để sống và làm việc. Trong phạm vi cuốn sách nàychúng tôi chỉ đề cập đến 4 kỹ năng cơ bản nhất của giao tiếp nói trên.1.2.Nguyên tắc và phong cách giao tiếp Nguyên tắc trong giao tiếp là những hệ thống quan điểm chỉ đạo, định hướng thái độ và hành vi ứng xử, lựa chọn các phương pháp, phương tiện giao tiếp của cá nhân. Có thể kể ra đây một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản.Nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp (tôn trọng nhân cách trong giao tíêp). Theo nguyêntắc này người giao tiếp phải tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp tức là tôn trọngphẩm giá, tâm tư nguyện vọng của nhau, không ép buộc nhau bằng quyền lực.Tôn trọngnhân cách cũng có nghĩa là coi đối tượng giao tiếp là một con người, có đầy đủ cácquyền con người và được bình đẳng trong các mối quan hệ xã hội.Nguyên tắc thiện chí trong giao tiếp.Thiện ý trong giao tiếp là sự tin tưởng ở đối tượnggiao tiếp, luôn nghĩ tốt về họ. Giành những tình cảm tốt đẹp và đem lại niềm vui cho đốitượng giao tiếp, luôn luôn động viên, khuyến khích họ làm việc tốt. Nguyên tắc tôn trọng các giá trị văn hoá trong giao tiếp. Giao tiếp trong môi trường đa văn hóa đòi hỏi mỗi cá nhân phải có những hiểu biết nhất định về các giá trị văn hóa của đối tác giao tiếp thuộc các quốc gia, các dân tộc, giới… để có ứng xử phù hợp.Về phong cách giao tiếp có thể có cách phân chia khác nhau. Ở đây đưa ra một số phongcách đặc trưng dựa vào ứng xử.Phong cách “độc đoán”: Các thành viên tham gia giao tiếp không quan tâm đến đặcđiểm riêng của đối tượng giao tiếp dẫn tới thiếu thiện chí, hay va chạm và gây căng 5thẳng. Người giao tiếp không gây được thiện cảm, khó thiết lập mối quan hệ hợp tác,khó chiếm được cảm tình của đối tác. Ưu điểm của phong cách giao tiếp độc đoán là cótác dụng trong việc đưa ra những quyết định nhất thời, giải quyết được vấn đề một cáchnhanh chóng. Nhược điểm là làm mất đi sự tự do, dân chủ trong giao tiếp, kiềm chế sứcsáng tạo của con người, giảm tính giáo dục và tính thuyết phục. .Phong cách “tự do”: Các thành viên tham gia giao tiếp linh hoạt quá mức, dễ thay đổimục đích, chiều theo ý đối tác giao tiếp. Phong cách này dễ dàng thiết lập các quan hệnhưng cũng dễ mất các mối quan hệ, không sâu sắc, thiếu lập trường, thế nào cũng được.Phong cách tự do là kiểu phong cách linh hoạt, cơ động, mềm dẻo, dễ thay đổi theo đốitượng và hoàn cảnh giao tiếp.Uu điểm của phong cách này là phát huy được tính tích cựccuả con người, có kích thích tư duy độc lập và sáng tạo. Nhược điểm là không làm chủđược cảm xúc của bản thân, thường hay phụ thuộc hoặc bắt chước, dễ phát sinh tự doquá trớn. Phong cách “dân chủ”: Các thành viên tham gia giao tiếp biểu hiện sự nhiệt tình, thiện ý, tôn trọng nhân cách của đối tượng giao tiếp. Các thành viên biết lắng nghe, biết quan tâm, dễ dàng thiết lập mối quan hệ tốt trên cơ sở hiểu biết tâm tư của các bên. Ưu điểm của phương pháp này là làm tăng khả năng sáng tạo của đối tượng giao tiếp, g iúp mọi người thân thiện, gần gũi và hiểu nhau hơn, tạo mối quan hệ tốt khi làm việc. Nhược điểm của phương pháp này là dân chủ quá có thể dẫn đến việc rời xa các lợi ích của tập thể.Chúng ta cố gắng rèn luyện để theo phong cách giao tiếp “dân chủ” nhưng tránh dân chủquá trớn.. 6 BÀI 2. KỸ NĂNG XÃ GIAO:Xã giao là hình thức giao tiếp hàng ngày, là sự đối xử với người hoặc nhóm người trongsinh hoạt hàng ngày hay trong công việc cần có sự tiếp xúc mặt đối mặt. Kỹ năng xã giaogiúp mọi người duy trì mối quan hệ, tạo điều kiện để làm việc với nhau sau này.Xã giao thường được thể hiện thông qua lời nói, cử chỉ, hành động và các ngôn ngữkhông lời. Biết tận dụng lợi thế của những kỹ năng xã giao sẽ giúp con người thuận lợitrong công việc của mình.2.1.Các hình thức xã giao:-Bắt tay là một hình thức xã giao “tiếp xúc cơ thể” thông thường nhất , thể hiện sự thânthiện, lịch sự và văn minh. Tùy theo nền văn hóa mà người ta có thể có những kiểu bắttay khác nhau. Tuy nhiên có thể khái quát một cách chung nhất là người đưa tay ra trướcđể bắt tay thường là người lớn tuổi hơn, cấp trên, người chủ nhà, phụ nữ. Để xã giao tốt,người hưởng ứng phải kịp thời đưa tay ra bắt, tránh chậm trễ. Có thể nắm tay nhau trongthời gian chào hỏi về tên tuổi, sức khỏe. Khi bắt tay người hơi nghiêng về phía trước,nhìn vào mặt người đối diện, kết hợp miệng cười và chào hỏi. Tay nắm tay nhau vừaphải, lắc nhẹ.-Giới thiệu và tự giới thiệu là hình thức xã giao qua lời nói khi lần đầu tiên mọi ngườigặp nhau để tạo quan hệ công tác. Cá nhân giới thiệu với cá nhân nếu chỉ có hai ngườilàm quen với nhau lần đầu. Trong thời gian bắt tay nhau hai người đã làm xong phần giớithiệu. Nếu một cá nhân làm công tác giới thiệu một người với người khác trong các nhómlàm việc thì nên theo thứ tự người địa vị chức vụ cao hơn được giới thiệu sau, ngườinhiều tuổi được giới thiệu sau, người phụ nữ được giới thiệu sau, người có mặt trướcđược giới thiệu sau ( được ngầm hiểu là người địa vị thấp được giới thiệu với người địavị cao hơn…). Hình 3. Giới thiệu khi gặp mặt Kiểu giới thiệu này khác với giới thiệu trước công chúng hay ở hội nghị : người địa vị cao được giới thiệu trước…Người làm công tác giới thiệu phải đứng nghiêm chỉnh, giơ tay phải chỉ vào người được giới thiệu và dùng giọng nói lịch sự, ngắn gọn để giới thiệu họ tên, chức 7vụ, địa vị và thông tin cơ bản về việc làm để họ có thể làm quen với nhau. Phải lần lượtgiới thiệu cả hai người với nhau hoặc tất cả thành viên cả hai nhóm với nhau chứ khôngchỉ giới thiệu một bên. Nếu tự giới thiệu bản thân mình thì không ngắt lời người khácđang giới thiệu, không nên khoe khoang, không nên quá trang trọng, cầu kỳ hoặc quá xuềxòa, đơn giản.-Sử dụng danh thiếp cũng là một hình thức xã giao trao đổi thông tin về địa vị xã hội củangười chủ danh thiếp. Sử dụng danh thiếp trong khi gặp gỡ, hẹn gặp, kèm theo quà tặng,thiệp chúc mừng… Có thể người gửi danh thiếp không gặp đối tác thì để lại tạo mối liênhệ sau này. Thông thường trao danh thiếp theo quy tắc sau: người chủ trao trước kháchtrao sau, người địa vị thấp hơn, nhỏ tuổi hơn trao trước. Khi trao dùng hai tay nhẹ nhàngcầm hai mép danh thiếp đưa ngang tầm ngực. Khi nhận danh thiếp phải đọc qua nội dungghi trong danh thiếp không được cất đi ngay. Khi cần hỏi xin danh thiếp của ai đó thìphải chào đối tượng và trao danh thiếp của mình trước rồi xin danh thiếp của họ. Khôngnên đòi nếu đối tượng chưa đưa kịp.2.2.Cách gây thiện cảm trong xã giao:Cách nói trực tiếp với nhau thể hiện trình độ văn hóa, học thức, hiểu biết, kinh nghiệm,thái độ, tình cảm của người nói cho nên khi nói chuyện trực tiếp với đối tượng, kháchchúng ta cần làm sao gây được thiện cảm nhiều ở người đối thoại. Có một số điều răn đểchúng ta thực hành khi xã giao, gặp mặt. Khi xã giao cần chú ý đến người giao tiếp vớimình không bắt người khác phải chú ý đến mình. Luôn luôn giữ nụ cười vừa phải trênmôi. Hãy nhớ tên người đối thoại với mình. Chú ý lắng nghe họ nói, làm cho họ thấy họquan trọng với mình. Tránh tranh luận với họ, không cố thắng họ, có gắng xem xét cácquan điểm ý kiến của họ mặc dù trái với ý kiến mình. Xem xét lại quan điểm của mìnhkhi trao đổi, không bắt bí, không nhấn vào điểm sai, tạo niềm tin cho họ bằng thái độ cầuthị làm việc. Họ có sai thì cũng cần tìm điểm để khen, không ra lệnh, khuyên bảo đối tác.Nếu mình sai phải nhận sai sót với tinh thần phê bình và tự phê bình.Xã giao đòi hỏi tính khoa học và nghệ thuật. Hành vi cử chỉ phải phù hợp với đối tượng,nội dung, hình thức, tính chất và hoàn cảnh. Việc sử dụng các hành vi này cũng đòi hỏilinh hoạt, khéo léo. Khi nào và với ai thì tôn kính, lịch sự, thân mật…Xã giao cũng mang tính quốc tế và dân tộc. Mỗi dân tộc có văn hóa xã giao riêng. Aicũng phải tôn trọng điều này theo “nhập gia tùy tục”. Việc kết hợp tính quốc tế và dân tộcsao cho thể hiện được sự hiếu khách, hiểu biết, tôn trọng nhau và bình đẳng.Xã giao còn mang tính kết hợp truyền thống và hiện đại. Những nét tinh túy của xã giaotruyền thống và hiện đại cần được gạn lọc, phát huy hòa quyện vào nhau sao cho vừaphát huy được truyền thống vừa phù hợp với xã hội hiện đại và hòa nhập quốc tế. 8 BÀI 3. KỸ NĂNG LẮNG NGHE3.1.Nghe và lắng nghe, vai trò trong giao tiếpNghe là hoạt động thường ngày của con người nên chúng ta thường bỏ qua, ít quan tâmtới rèn luyện kỹ năng này mà cho rằng đã có sẵn. Có kết quả nghiên cứu cho thấy rằngcon người dùng 45% thời gian giao tiếp hàng ngày cho việc nghe, tuy nhiên người ra lạikhông được luyện nghe mà chủ yếu là luyện viết. Nghe và lắng nghe khác nhau. Bởi vậycần phải phân biết nghe và lắng nghe. Nghe là thụ động, là trạng thái tự động mang tínhchất vật lý. Lắng nghe là chủ tâm, chủ động. Lắng nghe đòi hỏi tập trung, tìm kiếm tíchcực ý nghĩa của đối tượng nói. Trong giao tiếp chúng ta phải cố gắng tạo ra trạng tháilắng nghe để đón nhận và hiểu đúng, để giao tiếp cởi mở, để chọn lọc thông tin. Trong giao tiếp lắng nghe sẽ tiếp nhận đầy đủ, trọn vẹn thông tin, giúp lợi thế trong giải quyết vấn đề và đàm phán với đối tác. Lắng nghe còn thể hiện sự tôn trọng đối tác và sự hợp tác làm việc và giải quyết vấn đề. Lắng nghe kết hợp quan sát còn có thể nghe được những gì mà người ta không nóibằng lời.Lắng nghe sẽ làm thỏa mãn người nói, thể hiện mình tôn trọng người nói. Lắng nghe sẽnhận nhiều thông tin dẫn tới việc ra quyết định chính xác hơn. Lắng nghe người khác sẽlàm cho người khác có cảm tình với mình, thân thiện với mình khi làm việc. lắng nghelàm cho mình nắm bắt chính xác tính cách, tính nết và quan điểm của người nói chuyện.Lắng nghe giữa hai bên tạo không khí trao đổi thẳng thắn, hiểu nhau dẫn tới giải quyếtmâu thuẫn, tìm kiếm giải pháp nhanh hơn.3.2.Các yếu tố ảnh hưởngTuy nhiên có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc lắng nghe của chúng ta. Chúng ta trướchết cần tránh những thói quen có ảnh hưởng đến việc lắng nghe. Thứ nhất: giả vờ lắngnghe, tỏ ra lắng nghe làm hài lòng người nói nhưng lại không nghe. Thứ hai: nghe qualoa các thông tin, nghe mà không có suy nghĩ, chọn lọc, nghe hết mà không hiểu. Thứ ba:buông trôi từng thời điểm, lúc lắng nghe, lúc không, dòng thôn g tin không liên tục.Thứtư: luôn bình luận về cách nói hoặc tác phong, bề ngoài của người nói theo tiêu chuẩn củabản thân. Thứ năm: không nghe những vấn đề “không thú vị” theo suy nghĩ của bản thân. 9Bản chất của sự không lắng nghe là tự nhiên của con người nên muốn lắng nghe cũngphải tập luyện. Vì tốc độ suy nghĩ của con người nhanh hơn rất nhiều so với tốc độ nói,nên khi nghe xong con người còn nhiều thời gian để “suy nghĩ chuyện khác” mà sao lãngviệc nghe.Từ nhỏ chúng ta thường được luyện viết, nói chứ không chú ý rèn luyện cách lắng nghe.Đó cũng là một trở ngại tự nhiên hình thành trong quá trình lớn lên của con người.Việc thích nghe những chủ đề này mà không thích nghe chủ đề khác, có thể là chủ đềphức tạp hoặc nhạy cảm, mang tính chủ quan cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến việc lắngnghe. Các yếu tố ảnh hưởng khác như sự thiếu kiên nhẫn, thích dễ ghét khó, không kếthợp các kỹ năng quan sát cử chỉ điệu bộ người nói và nghe giọng âm điệu lời nói, thànhkiến với người nói cũng ảnh hưởng nhiều đến việc lắng nghe.3.3.Rèn kỹ năng lắng ngheMuốn lắng nghe tốt, hiệu quả thì người nghe cần được tập luyện. Sau đây là một số lờikhuyên để có thể cải thiện kỹ năng lắng nghe của chúng ta.-Chăm chú khi nghe: nhìn vào người nói, tập trung đón nhận từng lời.-Nghe cho hết lời hết ý người nói: không sốt ruột, nôn nóng; không ngắt lời người nói;gật đầu ủng hộ, không ngắt lời người nói.-Tìm hiểu ý nghĩa của các câu nói, lời nói và các cử chỉ, hành động ngôn ngữ không lời.-Khách quan khi lắng nghe, đừng chú trọng quá vào phong cách người nói, chú ý nộidung, cố đoán trước diễn giả muốn nói gì, chỗ nào người nói nhấn mạnh.-Trao đổi phản hồi với người nói khi họ nói xong, có thể tóm tắt nội dung đã nghe đượcđể khẳng định thông tin với người nói.-Loại bỏ các nhiễu vật lý: tiếng ồn, người đi lại, phương tiện, vị trí ngồi…-Tổng hợp và xử lý thông tin khi nghe nói: phân tích nhanh, đối chiếu với thông tin đãbiếtCó thể tổng kết những điều nên và không nên làm khi lắng nghe như trong bảng: Bảng: Những điều nên và không nên làm khi lắng nghe Nên làm Không nên-Bày tỏ mối quan tâm -Thúc giục người nói-Kiên nhẫn -Tranh cãi-Cố hiểu vấn đề -Ngắt lời-Thể hiện khách quan -Nhanh chóng chỉ trích khi chưa rõ-Biểu lộ đồng cảm -Lên giọng khuyên bảo-Tích cực tìm hiểu ý nghĩa -Vội vàng kết luận-Giúp người nói phát triển năng lực, động -Để tấm lý người nói lấn át tâm lý mìnhcơ hình thành ý nghĩ, quan điểm và ý tưởng-Giữ im lặng khi đang nghe 10 BÀI 4. KỸ NĂNG VIẾT4.1.Khái niệm, tầm quan trọng của viết.Viết theo nghĩa đơn giản là hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ, ý lên giấy theo quyluật, cấu trúc của ngôn ngữ (hoặc lên màn hình máy tính). Viết thường là để nhấn mạnhhoặc giải thích ý tưởng.
Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Làm Trân Châu Lá Dứa 1Kg, Cách Làm Món Chè Xoài Trân Châu Lá Dứa Thanh Mát
Xem thêm: Cú Pháp Nạp Thẻ Viettel Trả Trước, Nạp Tiền Viettel Trả Sau
Một bài viết tốt là một bài viết rõ ràng, xúc tích, đúng ngữ phápvà cú pháp, đúng hình thức trình bày, người đọc có thể dễ dàng hiểu được đúng và chínhxác ý tưởng, mục đích của người viết.Viết là một công cụ tốt để giao tiếp có hiệu quả, muốn rèn luyện kỹ năng viết tốt cầnphải luyện tập. Viết giúp người gửi thông tin có thể xem xét tất cả các khía cạnh chi tiếtcủa thông tin mà mình gửi dưới dạng văn bản chính xác và chau chuốt. Viết làm ngườinhận thông tin có thể xem qua thông tin sau đó nghiên cứu nó chi tiết hơn, lưu lại thôngtin lâu dài. Viết là để truyền tải thông tin. Kỹ năng viết tốt mở ra nhiều cơ hội cho chúngta trong công việc và thăng tiến (cơ hội cá nhân, cơ hội nhóm nơi bạn làm việc).4.2.Quá trình viết một văn bản Để viết một văn bản nào đó người ta chú ý đến các yếu tố : đề cương, nội dung, văn phong, câu văn và độ chính xác.Lập đề cương cho văn bản có thể theo cách truyền thống, liệt kê các ý chính cấp một, cấp hai rồi cấp nhỏ hơn nữa. Hoặc lập đề cương theo sơ đồ tư duy, từ một ý chính phân ra các ý chính cấp một, ý chính cấp hai và nhỏ hơn nữa liên hệ với nhau như các dây thần kinh. Các bước soạn thảo một văn bản gồm chuẩn bị, thực hiện viết, và hoàn thiệnbài viết.-Chuẩn bị:Đầu tiên là việc xác định đối tượng đọc: bài viết của bạn là nói cho ai đó một điều gì đó,là người viết bạn phải quyết định viết cái gì và viết như thế nào để nói cho người đọc củabạn một cách tốt nhất. Vì thế bạn phải xác định ai là người đọc bài viết của bạn, họ sẽ thuđược gì khi đọc bài viết của bạn, tại sao họ lại phải đọc (đây là vấn đề quan trọng để xácđịnh mục đích viết của bạn) và cuối cùng là họ đọc bài viết của bạn như thế nào. 11Thứ hai là xác định nội dung bài viết, viết cái gì, thông điệp chính là gì. Phải xác định nộidung bài viết chính xác theo chủ đề của bài viết, sau đó phải sắp xếp các ý tưởng của bàiviết một cách hệ thống, hài hòa.Thứ ba là xác định văn phong của bài viết. Văn phong bài viết của bạn là cách mà bạngiao tiếp với người đọc của bạn. Văn phong tốt giúp cho người đọc dễ dàng thu đượcthông tin trong bài viết của bạn nhanh nhất và chính xác nhất. Văn phong thể hiện quangôn ngữ sử dụng trong bài viết, cấu trúc của bài viết và những minh họa sử dụng trongbài viết.Thứ tư là xác định hình thức trình bày. Tùy theo các loại văn bản khác nhau thì hình thứctrình bày khác nhau. Hình thức trình bày bao gồm định dạng bài viết, căn lề (trên, dưới,trái, phải), loại chữ, cỡ chữ, tiêu đề…Một số văn bản thường có quy định hình thức trìnhbày nhất định chúng ta phải tuân theo (bài báo, báo cáo khoa học, luận văn…)-Thực hiện viết:Đầu tiên phải viết bản thảo. Sau khi xác định được các vấn đề chúng ta bắt tay vào viếtbản dự thảo đầu tiên. Một bài viết thường có phần giới thiệu, phần triển khai ý tưởng vàphần kết luận.Phần giới thiệu: Mục đích của phần giới thiệu thường cho người đọc biết chủ đề bạn viếtlà gì, thông báo cho người đọc về quan điểm của bạn, gợi được trí tò mò cho người đọcđể tìm hiểu về bài viết của bạn. Phần giới thiệu nên trình bày chung về chủ đề của bài viếtsau đó kết thúc với ý chính của chủ đề mà bạn viết.Phần chính: Phần này bao gồm các đoạn giải thích các ý của bài viết. Phần chính gồmcác đoạn văn. Mỗi đoạn thường giải thích trọn là một ý của bài viết. Giữa các đoạn sửdụng từ chuyển tiếp để đảm bảo sự thông suốt giữa các đoạn.Phần kết luận: Đây là phần cuối cùng tổng kết lại các ý chính của bài viết, nhấn mạnhmột lần nữa thông điệp muốn gửi.Sau khi viết xong bản thảo thì sẽ là công việc chỉnh sửa bài viết. Chỉnh sửa là quá trình“xem lại” bài viết của bạn. Có thể thực hiện nhiều lần chỉnh sửa. Mỗi lần chỉnh sửa giúpngười viết đến sát hơn mục đích dự định viết. Chúng ta thường chỉnh sửa về nội dung saocho sát với chủ đề, chính xác, đầy đủ. Chỉnh sửa văn phong bài viết về ngôn ngữ sử dụng,minh họa, cấu trúc. Chỉnh sửa về hình thức trình bày có đúng với loại văn bản mà bạnviết hay không, ngữ pháp, chính tả…-Hoàn thiện bài viết: Sau khi chỉnh sửa bạn thêm vào hay bớt đi những phần cần thay đổivà hoàn chỉnh lại bài viết bằng cách thêm vào hay bớt đi những liên từ nối các đoạn văn,xem xét bài viết có theo logic hay không, sau đó sửa theo đúng hình thức quy định vàmặc định. 124.3.Viết báo cáo khoa họcViết báo cáo:Báo cáo nói chung là một loại văn bản được dùng để trình bày các kết quả đã đạt đượctrong hoạt động của 1 đơn vị, tổ chức, cá nhân giúp cho việc đánh giá tình hình thực tếcủa người quản lý, lao động và giúp đưa ra chủ trương phù hợp. Báo cáo còn dùng để môtả sự phát triển, diễn biến, kết quả của một công việc hoặc một vấn đề nào đó. Như vậybáo cáo lấy vấn đề làm cơ sở thông tin. Nếu không có vấn đề thì bản báo cáo không cầnthiết nữa. Đã là vấn đề thì phải có xác định được vấn đề, lựa chọn giải pháp, thu thập dữliệu, đưa ra câu trả lời. Có rất nhiều loại báo cáo tùy theo cách phân chia. Thông thườngchúng ta có các loại báo cáo: báo cáo bất thường, báo cáo định kỳ, báo cáo về lĩnh vựcchuyên môn hay báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học… Đặc trưng của báo cáo là nó không phải là văn bản suy luận, tưởng tượng mà là văn bản mô tả, trình bày. Một báo cáo do đó phải được trình bày hợp lý và phù hợp với tính chất của công việc và đối tượng nhận báo cáo hay người đọc báo cáo. Trong trường học chúng ta sẽ phải tiếp cận với báo cáo thu hoạch các môn học, báo cáo nghiên cứu khoa học, báo cáo tiến độ công việc…Báo cáo thường bao gồm 3 phần. Phần 1là phần mô tả tình hình công việc, hoặc kết quả đã đạt được. Phần 2 là phần phân tích,đánh gía. Phần 3 là phần nêu phương pháp tiếp tục hoạt động, biện pháp giải quyết hoặckiến nghị. Sau đây chúng ta nói rõ hơn về một báo cáo khoa học.Báo cáo khoa học:Cấu trúc của một bài báo cáo khoa học thường gồm các phần như liệt kê trong bảng sau:Các mục Đặc điểm1.Tiêu đề 1.Tên báo cáo và tác giả2.Tóm tắt 2.Mục tiêu, những phát hiện chính, ý nghĩa kết quả3.Giới thiệu 3.Nêu rõ tại sao thực hiện nghiên cứu này4.Vật liệu, phương 4.Nghiên cứu được thực hiện thế nào, cách nàopháp5.Kết quả 5.Trình bày những kết quả đạt được, những phát hiện6.Thảo luận, kết luận 6.Giải thích các phát hiện trên có ý nghĩa gì? Có gì khác với các nghiên cứu trước? kết quả nghiên cứu dẫn tới hệ quả gì? Đề xuất và khuyến nghị gì?7.Tài liệu tham khảo 7.Những tài liệu bạn đề cập tới 138.Phụ lục 8.Đưa thêm những thông tin bổ sung cần thiết.Báo cáo gồm nhiều đoạn văn, mỗi đoạn văn thường có cấu trúc nhất định. Đoạn văn phảitập trung thể hiện một chủ đề. Phát triển câu chủ đề thành các ý. Có sự liên kết các ýtrong một đoạn văn. Tuy nhiên phải giữ nòng cốt là câu chủ đề để không bị phân tán. Kếtthúc một đoạn văn có câu kết.Trong báo cáo có trình bày các số liệu theo bảng. Các bảng này phải tuân theo quy địnhcủa cơ quan quản lý báo cáo.Trong báo cáo nên hạn chế liệt kê ý theo kiểu gạch đầu dòng. Nếu có liệt kê thì một phầnliệt kê tối đa nên chỉ có 7 đến 8 ý. Các ý này phải tương đồng về mặt ý nghĩa, cấu trúccâu, ngữ pháp…Cần có sự kết nối giữa tiêu đề, phần liệt kê và ý tưởng.Trong phần ghi tài liệu tham khảo cũng phải viết đúng theo quy định của cơ quan quảnlý. Tài liệu tham khảo cần thiết phải có trong báo cáo. Tài liệu tham khảo phải làm tăngđộ tin cậy của báo cáo. Không được copy tài liệu tham khảo mà chỉ được trích dẫn. Chỉdẫn những tài liệu nào mà bạn thực sự nắm vững. 14 BÀI 5. KỸ NĂNG NÓI VÀ THUYẾT TRÌNH5.1.Nói và sử dụng ngôn từ.Ngôn từ được hiểu là hệ thống những từ và các nguyên tắc kết hợp chúng mà nhữngngười trong cộng đồng dùng làm phương tiện truyền đạt thông tin cho nhau.Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói, là một loại năng lực được thểhiện qua khẩu ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm một cách chínhxác, sinh động, có sức thuyết phục. Kỹ năng nói được quyết định bởi 3 yếu tố: sự phát âm (phonation), khả năng diễn đạt (articulation) và sự phát âm chính xác (pronunciation). Sự phát âm có các đặc trưng về cao độ (giọng cao, thấp), trường độ (dài, ngắn) và cường độ (mạnh, yếu). Khả năng diễn đạt liên quan tới cách phát âm, khuyết tật cơ quan liên quan đến phát âm, và sự bất cẩn trong khi nói cũng như điểm mạnh và yếu của tiếng địa phương. Phát âm chính xác liên quan đến các từ khó phát âm, phát âm lẫn lộn một số chữ ở một số vùng lấy tiếng phổ thông của một quốc gia làm chuẩn. Sử dụng ngôn từ tốt giúp truyền đạt thông tin và giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả. Nó tạo ra mối quan hệ tốtđẹp trong giao tiếp. Nó giúp con người nâng cao uy tín bản thân, tự khẳng định và làcông cụ tạo ảnh hưởng đối với người khác.5.2.Chuẩn bị bài nóiTrước khi nói hoặc trình bày vấn đề, thông tin nào đó cần phải có bước chuẩn bị. Chuẩnbị bài nói là bước quan trọng . Như Richard Hal, một nhà thuyết trình người Mỹ nói rằngthành công bài thuyết trình của ông là “chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị”. Một bài nóichuyện thông thường gồm ba phần: mở đầu, nội dung, và kết luận.- Mở đầu/Đặt vấn đề:Mở đầu là phần nêu ra thông điệp chính mình muốn gửi tới người nghe. Phần mở đầu nêumục đích, tầm quan trọng của bài nói. Để mở đầu cho linh hoạt có thể dùng một hoạtđộng gây hứng thú, một câu chuyện được kể, một câu hỏi gợi suy nghĩ được đưa ra hoặcđưa ngay nội dung khái quát buổi nói chuyện.- Nội dung:Đầu tiên lựa chọn các nội dung chính, nổi bật thứ nhất, thứ hai thứ ba… viết ra giấy, sauđó sắp xếp các nội dung đó theo thứ tự rồi viết thành các đoạn văn. Sau đó viết các ý liênkết giữa các nội dung này. Toàn phần viết để chuẩn bị sử dụng một kiểu hành văn. Chuẩn 15bị các số liệu thống kê để hỗ trợ, minh họa cho các ý kiến đưa ra. Chuẩn bị một số giaithoại hoặc câu trích dẫn, một số câu chuyện vui, lời nói đùa để đưa vào trong lúc nói nếuthấy phù hợp. Chuẩn bị thêm những hình ảnh, ví dụ minh họa cho bài nói.- Kết luận:Phần kết luận phải nhấn mạnh ý tưởng chủ đạo của bài nói, thông điệp chính một lần nữa.Dừng bài nói ở một câu trích dẫn hay, chọn lọc, kịch tính… làm đẹp buổi nói chuyện.Phải thể hiện và có thái độ trân trọng đối với người nghe ngay khi viết chuẩn bị.Khi nói sử dụng ngôn từ theo những lới khuyên sau: chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, sinhđộng, cụ thể, gần gũi, nhã nhặn, lịch sự, phù hợp bối cảnh, phù hợp đối tượng, hướng vàođối tượng, kết hợp yếu tố phi ngôn từ, phối hợp khéo léo với các yếu tố minh họa…5.3.Ngôn ngữ cơ thể:Khi nói trước mọi người, ngôn ngữ cơ thể cũng mang thông điệp tốt hoặc xấu gửi tớingười nghe. Đây là các yếu tố phi ngôn từ. Ngôn ngữ không lời gồm có: ánh mắt, nét mặt, tiếp xúc cơ thể, tư thế đứng đứng, chuyển động tay, di chuyển, khoảng cách, trang phục. Khi nói ngôn ngữ không lới bổ sung cho lời nói. Trong khi nói tư thế đứng cần thoải mái, tự nhiên, hai chân đứng trên khoảng cách bằng vai Tránh tự tạo ra các trạng thái đứng gò bó như nghiêng người, ngả người về trước. Tay có các cử động vừa phải, minh họa bằng các ngón tay và bàn tay, tránh vung tay và cử động thái quá. Nếu đứng không có bục thì hai bàn tay ở trước bụng, vị trí ngang thắt lưng. Tránh chắp tay ngang hông hoặc khoanh tay trước ngực. Khi nói với ai đó nên nhìn vào mặt họ. Khi nói với đám đông thì nhìn bao quát với con mắt thân thiện, miệng luôn tươi. Ngôn ngữ không lời cũng cần phải được rèn luyện chó thành thói quen và để tựtin thì phải chuẩn bị kỹ.5.4.Kỹ năng thuyết trình, trình bày:Thuyết trình là trình bày trước một số hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó. Thuyếttrình có thể chỉ trong một vài phút, nhưng cũng có thể nhiều giờ. Thuyết trình có thể vớimục đích thông báo (báo cáo với mọi người việc mình đã làm hoặc về vấn thuộc mốiquan tâm của mọi người) hoặc thuyết phục (báo cáo về lợi ích của vấn đề nào đó và kêugọi sự đồng tình của mọi người, dẫn tới hành động sau thuyết trình). Thuyết trình tốt cầncó sự chuẩn bị. Thông thường người ta chia ra 3 công việc: chuẩn bị thuyết trình, tiếnhành thuyết trình và đánh giá kết quả thuyết trình. Hai công việc đầu bắt buộc phải có ởmỗi bài thuyết trình. 16-Chuẩn bị thuyết trình:Trước khi thuyết trình bạn phải tự đặt các câu hỏi: bạn có hứng thú với chủ đề đó và cóđủ kiến thức để thuyết trình hay không? Mục tiêu của bài nói của bạn là thông tin, thôngbáo hay thuyết phục? Bạn có bao nhiêu thời gian cho chuẩn bị, cho thực hiện? Đối tượngngười nghe bạn thuyết trình là ai (người lao động nông thôn, miền núi, các bộ, công chức,thanh niên, sinh viên, học sinh, nhà khoa học, hội đồng xét duyệt, tuyển chọn…)? Ngônngữ nào được sử dụng? Thông điệp chính của buổi thuyết trình của bạn là gì? Bạn thuyếttrình ở đâu và các phương tiện được sử dụng hỗ trợ khi thuyết trình là các phương tiệnnào? Kiểm tra cơ sở vật chất nơi thuyết trình xem tất cả mọi người có thể nghe rõ không,có thiết bị âm thanh tốt không, nhìn rõ không? Liệu ánh sáng trong phòng có vừa đủ?Dàn bài của bài thuyết trình chia làm 3 phần: mở đầu, thân bài (nội dung) và kết luận nhưđã trình bày ở mục 5.2.-Thực hiện thuyết trình:Thực hiện thuyết trình cũng theo thứ tự: vào đề (mở đầu), nội dung chính, và kết luận(kết thúc). Nên nhớ rằng mức độ chú ý của người nghe giảm dần về cuối buổi thuyết trìnhvà gần cuối có thể tăng lên chút ít. Do đó khoảng giữa buổi phải làm thế nào kéo sự tậptrung của người nghe, giảm căng thẳng.Khi thực hiện thuyết trình phần mở đầu có thể có nhiều cách tiến hành. Có thể vào buổithuyết trình một cách trực tiếp, có thể dẫn nhập bằng những sự kiện tương phản, có thểdẫn nhập bằng một câu chuyện liên hệ với vấn đề trình bày, có thể bằng cách đặt câu hỏivới người nghe, có thể dẫn nhập bằng bằng một câu trích dẫn của người nổi tiếng, có thểdẫn nhập bằng sự việc gây “chấn động” hoặc “sốc”…Mở đầu thuyết trình phải gây đượcsự chú ý, xây dựng lòng tin của người nghe và nêu được khái quát vấn đề thuyết trình. 17 Phần nội dung chủ yếu phải được liên kết chặt chẽ các ý với nhau. Trong khi thuyết trình phải quan sát , có biện pháp duy trì sự chú ý của người nghe. Để duy trì sự chú ý cần sử dụng các biện pháp sau đây cho đúng lúc: không đọc nguyên văn hay thuộc lòng; không dùng nhiều lời lẽ hùng hồn; sắp xếp các ý theo trình tự hợp lý; đưa những ví dụ, số liệu minh họa; xây dựngcách nói tùy theo đối tượng người nghe; có thể thêm những câu nói, câu chuyện khôi hàiđúng lúc và liên hệ với nội dung trình bày; luôn bám sát chủ đề.Có thể thuyết trình được thực hiện bằng cách học thuộc lòng, đọc bài đã viết, dựa vào cácphiếu ghi dàn ý, và thuyết trình tự do. Mỗi kiểu thuyết trình có những ưu điểm và nhượcđiểm của nó. Thuyết trình khi học thuộc lòng có nhiều hạn chế nhất vì sự đơn điệu, sửdụng ngôn ngữ, cử chỉ không dựa vào phản hồi của người nghe mà thay đổi, nếu quênmột chỗ nào đó thì làm hỏng cả buổi nói chuyện, nó chỉ hiệu quả khi lời thuyết trìnhngắn, lúc khai mạc buổi họp nào đó. Thuyết trình bằng cách đọc thích hợp với nhữngbuổi nói chuyện, báo cáo số liệu phức tạp, không được phép nói sai số liệu, báo cáo khoahọc, thời gian hạn chế so với nội dung. Cách trình bày đọc như vậy tạo khoảng cáchngười nói và người nghe, dễ gây buồn ngủ, phân tán, sao lãng việc nghe. Cách thuyếttrình tự do hoặc ghi dàn ý là hấp dẫn người nghe hơn cả vì tùy theo đối tượng ngườinghe, phản ứng , phản hồi của người nghe khi quan sát mà thay đổi cách nói, ngôn ngữkhông lời, thêm chuyện vui, câu nói đùa. Cách này người thuyết trình phải chuẩn bị kỹ,có kinh nghiệm nhiều, là cách mà các thày giáo và nhà thuyết trình chuyên nghiệp sửdụng.Phần kết thúc bài thuyết trình nên nhắc lại, tóm tắt các ý chính đã trình bày, mô tả,khuyến cáo các hoạt động tiếp theo, kết thúc bằng nhận xét tích cực. Yêu cầu khuyến cáongười nghe hành động hoặc xem xét vấn đề theo quan điểm mới. Nên kết thúc thuyếttrình đúng thời gian đã ghi trong chương trình hoặc sớm hơn ít giây. Sau đó nên dànhmột thời gian để cho người nghe hỏi và trả lời các câu hỏi, thắc mắc đó. Cám ơn ngườinghe trước khi dừng nói. Nếu có đánh giá thì cần thiết kế các phiếu đánh giá buổi thuyếttrình, hoặc nghe những phản hồi để cải thiện thuyết trình lần sau và có dành thời gian choviệc đánh giá này.5.5.Kỹ năng đối phó với hồi hộp khi thuyết trình:Nói, thuyết trình trước đám đông với đa số mọi người đều là công việc khó, gây ra hồihộp, run, nhất là những lần đầu. Sợ hãi trong trường hợp này là bản chất tự nhiên của conngười vì nhu cầu bị đe dọa (theo Maslow). Việc sợ hãi sẽ biểu hiện về mặt sinh lý như vãmồi hôi, tay chân run, nói lắp hoặc nói nhịu.Để đối phó với hồi hộp và run thì trước tiên phải chuẩn bị kỹ nội dung bài nói và tập nóimột mình trước khi nói trước đám đông. Khi tập nói có thể nhờ một số người nghe vànhận xét để sửa về nội dung, giọng nói, tư thế, dụng cụ hỗ trợ. Nói chung việc chuẩn bị 18kỹ góp phần rất quan trọng vào chống hồi hộp. Trước khi thuyết trình nên có chuẩn bị cảvề mặt sức khỏe, nghỉ ngơi thoải mái một buổi trước thuyết trình. Cần dành thời gian làmquen và sử dụng thành thạo các dụng cụ hỗ trợ, làm quen với căn phòng nơi thuyết trình.Buổi thuyết trình nên đến sớm trước người nghe, có thể làm quen với vài người nghe đisớm để tranh thủ sự cảm tình của họ. Khi được giới thiệu đi thong thả từ dưới lên bụcTrong khi thuyết trình phải tin tưởng rằng người nghe có thiện chí và quan tâm tới vấn đềmình trình bày. Khi nói luôn nhìn xuống người nghe, bao quát thính phòng để luôn cómối liên hệ với người nghe để điều chỉnh. Hãy coi buổi thuyết trình như là cuộc nóichuyện, đối thoại giữa hai người với nhau. Thỉnh thoảng hít thở sâu hoặc uống một hớpnước lạnh nhỏ khi có cảm giác hồi hộp. Phối hợp các công cụ hỗ trợ, chiếu lên bảng hìnhảnh nào đó. Có thể cầm chặt cái gì đó (cây bút, mảnh giấy, hay micro) trong tay. 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO1.Nguyễn Chua; Kỹ năng giao tiếp-ứng xử; tài liệu tham khảo, Trường Đoàn Lý TựTrọng, 2009.2.Bussiness Edge; Giao tiếp trong quản lý để tránh lỗi giao tiếp hàng ngày; Nhà xuất bảntrẻ, 2006.3.Lydia Braakman, Karen Edwards; Nghệ thuật xây dựng năng lực thúc đẩy; RECOFTC;Nhà xuất bản Bản đồ, 2003.4.TS.Vũ Thị Phượng; Dương Quang Huy; Giao tiếp trong kinh doanh; Nhà xuất bản tàichính, 2006.5.Nguyễn Hữu Thân; Truyền thông giao tiếp trong kinh doanh; Nhà xuất bản Thống kê,2006. 20